Hallo Allerseits!
Armin ist leider weiterhin beruflich so stark eingespannt, daß er für die weitere Sessionplanung bei der von ihm besorgten Lokation vorläufig nicht mitwirken kann.
Andererseits läuft uns langsam die Zeit weg …
In Abstimmung mit ihm habe ich die Kommunikation mit dem Jugendhof wieder aufgenommen und zwecks Preisupdate (Kalkulationsgrundlage waren ja ursprünglich 40 Personen) die aktuellen Zahlen bekanntgegeben.
status quo:
Per email wurde mir dann mitgeteilt, daß man es schon ein wenig schade findet, daß wir nicht mehr Personen zusammenbekommen und sendete mir einen Vertrag!!! mit der neuen Preisgestaltung zu.
Die weitere Kommunikation erfolgte dann telefonisch.
Man verdeutlichte mir ganz klar, daß wir natürlich gern gesehen sind und unserer geplanten Anwesenheit geschuldet einer Anfrage für eine Hochzeit sowie einer größere Jugendgruppe abgesagt wurde. Andererseits verdeutlichte man mir, daß der Jugendhof schon marktwirtschaftlichen Gesetzmäßigkeiten unterliegt und die Rechnung unter dem Strich schwarz sein muß.
Meinerseits auf den Vertrag eingehend (so eine vertragliche Vereinbarung war mir vorher nicht bekannt, denn ich ging von persönlichen Banden aus) wurde klar, daß man bei unserer geplanten Veranstaltung seitens der Lokation von völlig falschen Voraussetzungen ausgegangen ist. Für den Jugendhof sind wir eine „Gruppe“ (von derzeit ca. 30 Leuten), die alle dort 2 Nächte übernachten, gemeinsam mehrere Mahlzeiten am Tag zu uns nehmen, eine Endreinigungspauschale entrichten etc. Also quasi wie Klassenfahrt – alle das gleiche.
Unter dem Strich kommt lt. Vertrag eine Summe X heraus, die dann per 2 Vorauszahlungen und einer Endzahlung zu entrichten sei. Zusatzoptionen natürlich zubuchbar.
Ich legte meinerseits dann erst einmal dar, daß wir ein bundgewürfelter Haufen Leute seien - also quasi Mötley Crüe
) - die aus allen Himmelsrichtungen und aus dem Ausland anreisen und ansonsten nichts oder nicht viel miteinander zu tun haben sowie verwies ich auf den Individualitätsgedanken unser Sessions und erzählte, wie es auf vergangenen Session gelaufen ist.
Darauf deute man mir, daß es unmöglich sei mit 30 Leuten Individualabrechnungen zu machen.
Abrechnung über den Vertragsunterzeichner – PUNKT.
Mein Argument, dass wir die vertragliche Endsumme aufgrund der individuellen An-/Abreise, Übernachtungen, Nahrungsaufnehme etc. absolut nicht zusammenbekommen, wurde mit der Bemerkung quittiert, dass sich das Ganze ja dann fast nicht mehr rechnet.
Für den Jugendhof ist das momentan ein blockiertes Wochenende ohne kalkulierbaren Ausgang, denn keiner will sich bis zum Schluß auf irgendwas festlegen. Schließlich seien Übernachtung und Verpflegung die Posten, womit Gewinne erziehlt werden können.
Die Differenz von der Vertragssumme zu unserer Sessionlisten-Summe beträgt derzeit ca. 900 EUR!!!
Dieses Argument kann ich auch durchaus nachvollziehen.
Die ganze Sache scheint jetzt ein bisschen in Schieflage zu geraten.
Ich habe jetzt deshalb im GANZ kleinen Kreis mit mir eng vertrauten Personen ein Brainstorming gehalten und wir kamen zu folgenden Konsenz:
Einen Vertrag, bei dem ich das finanzielle Risko bis zum Veranstaltungsende trage, werde ich erst einmal nicht unterzeichnen. Das möge man mir bitte nachsehen, denn eigentlich war ich für dieses Jahr raus aus der Planung.
Wir werden in die Offensive gehen und kurzfristig folgendes vorschlagen (Basis die aktuelle Liste, also fast nichts ändert sich!!!!!!!!):
1.) Sessionliste wird zum Zeitpunkt 30.Juni gefixt. „Spontan-Kommer“, die sich jetzt nicht entscheiden wollen werden definitiv Probleme mit der Verpflegung bekommen (ist halt keine Gaststätte), Übernachtungen hingegen wären wohl kein Problem.
2.) alle eingetragenen Teilnehmer überweisen mir auf ein extra dafür eingerichtetes Konto zum Fixtag die volle fällige Summe, die ich zum Zeitpunkt der Fälligkeit der zweiten Abschlagzahlung an den Jugendhof weiterleite (da wäre sowieso 50% der Endsumme fällig). Die erste Anzahlung wäre eigentlich dieses WE fällig (das habe ich abgewendet).
Die individuell fällige Endsumme bekommt jeder von mir per PN zugesand, ich habe eine automatische Tabellenkalkulation dafür erstellt. Jeder Einzahler bekommt für die bezahlten Optionen von uns Werte-Coupons.
3.) Sollten zum Zeitpunkt 30.Juni plus 3 Tage nicht alle Zahlung auf dem angegebenen Konto verbucht sein, so daß ich die Endsumme nicht weiterleiten kann, werden wir die Session endgültig abblasen! Das gleiche gilt natürlich wenn jetzt noch ein paar Leute abspringen. Kurzfristige Zugänge sind natürlich gern gesehen.
4.) Die Endreinigungskosten gelten nicht nur für die Schlafbereiche, sondern für alle genutzten anderen Räume. Deshalb werden die Kosten von 150,- EUR auf alle Teilnehmer zu gleichen Anteilen aufgeteilt.
5.) Die Getränke (zumindest Bier, Wasser, Softdrinks) lassen wir uns vom Jugendhof bereitstellen und bieten ihnen damit eine Möglichkeit einen gewissen Gewinn damit zu machen. Cocktaislservice (kleine Karte) & Wein weiterhin in Eigenregie.
Tja Leute, wir sind in den Letzten Jahren auf der Wildenburg sehr verwöhnt worden, aber das hier aber ist „the real life“.
Platz und Zeit für Wunschkonzert ist nun leider nicht mehr. Es gilt jetzt Hop oder Top. (Vielleicht wäre auch ein Zeichen aus Armins Richtung zum früheren Zeitpunkt günstiger gewesen …)
Sorry für diesen harten Schnitt und diese direkte Gangart, aber anders sehe ich die Session dieses Jahr wieder platzen. Offen ist auch noch, ob der Jugendhof überhaupt darauf eingeht, aber ich werde diesen Vorschlag zeitgleich auch dort hin senden.
Deshalb bitte ich dringend und kurzfristig um Stellungnahmen, Zusagen, (& hoffentlich keine) Absagen etc.
In diesem Sinne ...
